Click to read about Secretary Role in English
Rôl Ysgrifennydd CILIP Cymru
Mae CILIP Cymru (CCW) yn chwilio am Ysgrifennydd rhagweithiol a brwdfrydig i gefnogi ei bwyllgor a helpu i gryfhau llais llyfrgelloedd, gwybodaeth a gweithwyr proffesiynol yng Nghymru. Rydym yn croesawu ceisiadau gan aelodau CILIP sy'n byw neu'n gweithio yng Nghymru, ac sydd wedi'u trefnu'n dda gyda sgiliau cyfathrebu rhagorol. Ein nod yw cyfathrebu â'n haelodau bob amser yn y Gymraeg a'r Saesneg, a bydd yr Ysgrifennydd yn darparu cefnogaeth ar gyfer unrhyw gyfathrebu dwyieithog os oes angen.
Diben y Rôl
Yr Ysgrifennydd sy'n arwain ar gydlynu gweinyddol CCGC gan sicrhau bod y Pwyllgor yn rhedeg yn esmwyth, yn cyfathrebu'n effeithiol, ac yn cyflawni ei gyfrifoldebau llywodraethu. Rhaid i ymgeiswyr fod yn aelodau cyfredol o CILIP Cymru.
Cyfrifoldebau Allweddol
Fel Ysgrifennydd, byddwch yn:
1. Gweithredu fel prif gyswllt ar gyfer gohebiaeth i Bwyllgor CCW, gan ymateb neu gyfeirio ymholiadau yn ôl yr angen.
2. Trefnu cyfarfodydd pwyllgor a chyfarfodydd cyffredinol (gan gynnwys y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol), a gynhelir ar-lein fel arfer — trefnu dyddiadau, a chytuno ar yr agendâu gyda'r Cadeirydd, Rheolwr Datblygu Cymunedol Cymru ac aelodau'r Pwyllgor.
3. Paratoi a dosbarthu cofnodion ar gyfer cyfarfodydd pwyllgor.
4. Cefnogi cynllunio blynyddol ac ad hoc, gan gynnwys ymatebion i ymgynghoriadau CILIP ac adrodd blynyddol.
5. Cynnal cofnodion CCW, megis gwybodaeth am aelodaeth pwyllgorau, amserlenni cynllunio busnes, ac archif dogfennau CCW, gan ddefnyddio offer storio cwmwl.
6. Cynorthwyo gyda chyfathrebu CCW, gan gynnwys diweddariadau gwefan, postiadau blog, cylchlythyrau e-bost, a chyfryngau cymdeithasol.
7. Cyfrannu at ddigwyddiadau a phrosiectau, gan gynnwys cynllunio, marchnata, a chydlynu mynychwyr.
8. Hyrwyddo manteision Aelodaeth CILIP Cymru ar draws y proffesiwn.
Ymrwymiad Amser
• Tua 1-2 awr yr wythnos, yn amrywio yn ôl lefelau gweithgaredd.
• Mynychu 4 cyfarfod pwyllgor ar-lein a'r Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol bob blwyddyn (mae angen paratoi gwaith papur a chymryd cofnodion).
• Cymorth ychwanegol yn ystod digwyddiadau (e.e. ateb ymholiadau cynrychiolwyr).
• Anogir aelodau'r pwyllgor i fod yn ymgysylltiedig, yn ymatebol, ac yn rhagweithiol - gan gymryd rhan mewn trafodaethau e-bost rhwng cyfarfodydd.
Pa Gymorth Fyddwch Chi'n Ei Dderbyn
• Cydweithio â Phwyllgor cyfeillgar, profiadol a chefnogol.
• Canllawiau gan Reolwr Datblygu Cymunedol CILIP Cymru.
• Cyfrif Office 365 pwrpasol ar gyfer gwaith CCW.
• Ad-dalu treuliau teithio rhesymol ar gyfer gweithgareddau wyneb yn wyneb.
• Gostyngiad o 10% ar aelodaeth CILIP i aelodau presennol y pwyllgor.
Manteision
• Profiad proffesiynol gwerthfawr mewn gweinyddiaeth, cyfathrebu a llywodraethu.
• Rhwydwaith ehangach ar draws y sector llyfrgelloedd, gwybodaeth a gwybodaeth.
• Tystiolaeth gref dros Gofrestru neu Ailddilysu Proffesiynol CILIP.
• Mynediad at gyfleoedd datblygu, digwyddiadau a mewnwelediadau.
• Y cyfle i lunio'r proffesiwn, cefnogi twf cydweithwyr, a dylanwadu ar flaenoriaethau'r sector.
• Dealltwriaeth uniongyrchol o weithrediadau pwyllgorau a chynllunio strategol.
Sut i Wneud Cais
Os hoffech ddysgu mwy am ofynion y rôl neu wneud cais, anfonwch e-bost at ein Cadeirydd Jamie Finch yn am sgwrs anffurfiol. Y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau yw Gorffennaf 20fed.
Fel rhan o ymrwymiad CILIP i amrywiaeth, cynhwysiant a chynrychiolaeth, rydym yn annog ceisiadau'n weithredol gan aelodau amrywiol o ran ethnigrwydd, anabl, ac LGBTQ+, sy'n parhau i fod heb gynrychiolaeth ddigonol mewn rolau pwyllgor.
Os nad yw'r rôl hon yn addas ond bod gennych ddiddordeb mewn cyfrannu mewn ffyrdd eraill, byddem wrth ein bodd yn clywed gennych o hyd.
CILIP Cymru Wales Secretary Role
CILIP Cymru Wales (CCW) is seeking a proactive and enthusiastic Secretary to support its committee and help strengthen the voice of library, information and professionals in Wales. We welcome applications from CILIP members who live or work in Wales, and are well-organised with excellent communication skills. We aim to always communicate to our members in both Welsh and English, support for any bilingual communications by the Secretary will be provided if needed.
Purpose of the Role
The Secretary leads on CCW’s administrative coordination ensuring the Committee runs smoothly, communicates effectively, and meets its governance responsibilities.
Applicants must be current CILIP Cymru Wales members.
Key Responsibilities
As Secretary, you would:
1. Act as a primary contact for correspondence to the CCW Committee, responding or directing enquiries as appropriate.
2. Organise committee and general meetings (including the AGM), usually held online — scheduling dates, and agreeing the agendas with the Chair, Community Development Manager for Wales and Committee members.
3. Prepare and circulate minutes for committee meetings.
4. Support annual and ad hoc planning, including CILIP consultation responses and annual reporting.
5. Maintain CCW records, such as committee membership information, business planning schedules, and the CCW document archive, using cloud storage tools.
6. Assist with CCW communications, including website updates, blog posts, email newsletters, and social media.
7. Contribute to events and projects, including planning, marketing, and attendee coordination.
8. Promote the benefits of CILIP Cymru Wales Membership across the profession.
Time Commitment
• Approximately 1-2 hrs hour per week, varying with activity levels.
• Attendance at 4 online committee meetings and the AGM each year (preparation of paperwork and minute taking required).
• Additional support during events (e.g., answering delegate enquiries).
• Committee members are encouraged to be engaged, responsive, and proactive - participating in email discussions between meetings.
What Support You Will Receive
• Collaboration with a friendly, experienced, and supportive Committee.
• Guidance from CILIP Cymru Wales Community Development Manager.
• A dedicated Office 365 account for CCW work.
• Reimbursement of reasonable travel expenses for in person activities.
• 10% discount on CILIP membership for serving committee members.
Benefits
• Valuable professional experience in administration, communication, and governance.
• A broader network across the library, knowledge, and information sector.
• Strong evidence for CILIP Professional Registration or Revalidation.
• Access to development opportunities, events, and insights.
• The chance to shape the profession, support colleagues’ growth, and influence sector priorities.
• First-hand understanding of committee operations and strategic planning.
How to Apply
If you’d like to learn more about the role requirements or to apply please email our Chair Jamie Finch for an informal chat. The closing date for applications is July 20th.
As part of CILIP’s commitment to diversity, inclusion and representation, we actively encourage applications from ethnically diverse, disabled, and LGBTQ+ members, who remain under represented in committee roles.
If this role isn’t the right fit but you’re interested in contributing in other ways, we’d still love to hear from you.